22 Julho, 2020
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28 Março, 2007 Ricardo Vargas

Management by email

In Executive Digest

Poucas pessoas duvidam da necessidade e pertinência do email no mundo empresarial de hoje. O que seria de nós sem ele? Como conjugar todas as fontes de informação de que dispomos? Como manter actualizadas tantas pessoas em simultâneo? Como comunicar com o mundo inteiro a custo zero? Como receber no meu computador todos os documentos que necessito para trabalhar sem sair do lugar, qualquer que seja o lugar em que me encontro? Como poupar o tempo gasto em telefonemas para transmitir uma simples mensagem?

 

 

 

 

Com todas as facilidades, o email criou uma nova realidade. Uma das mais interessantes é o inovador conceito de gestão management by email. Já havia o management by objectives, o management by wandering around, o management by example, entre outros, mas nenhum alcança em eficácia, eficiência e elegância o management by email.

 

Queremos proteger-nos de avaliações negativas do nosso trabalho, vindas de pessoas que põem em causa a nossa produtividade ou competência? Nada mais simples. Basta que em todas as mensagens e documentos enviados por email, relativos ao nosso trabalho, sejam copiadas as pessoas que possam no futuro abonar em nosso favor. Se o fizermos sistematicamente, e guardarmos todas as mensagens enviadas, quem ousará beliscar tamanha prova de trabalho realizado?

 

Há uma avaliação de desempenho a fazer? Para quê perder tempo a sentar-nos com o colaborador, a discutir exemplos e critérios que nunca chegarão a um consenso, se basta enviar um email com: “Preencha a sua parte do formulário de avaliação de desempenho.” Seguido de um: “Aqui está a minha avaliação do seu desempenho. Assine em como concorda para podermos encerrar o processo e voltar ao trabalho.”

 

Há um reparo negativo a fazer ao trabalho de um colaborador? Para quê encontrar-nos com ele e explicar razões, arriscando-nos a ouvir explicações e lamentos em troca? É muito mais fácil enviar um lacónico: “O seu trabalho no projecto foi uma merda. Ou melhora, ou vamos ter problemas sérios.” Pode haver algo mais parcimonioso do que esta formulação?

 

Há um défice de empenhamento na equipa? Agendar uma reunião, conjugar agendas, perder tempo em deslocações e inevitáveis conversas de serrar presunto sobre causas possíveis, ouvir desculpas esfarrapadas, tudo isso são coisas do passado. Com o management by email podemos resolver o assunto comunicando com todas as pessoas simultânea e individualmente. Basta digitar um: “Vocês andam a dormir. Prestem mas é atenção às vendas antes que eu me chateie!” A beleza desta intervenção é que permite apanhar toda a equipa desprevenida. Enquanto para convocar uma reunião (provavelmente) teríamos de anunciar previamente o tema ou objectivo, no email nem precisamos de colocar assunto. Ele chega lá à mesma.

 

E o que dizer sobre a comunicação de notícias negativas? Lembra-se como era difícil no passado comunicar reestruturações, fusões, aquisições, despedimentos, resultados negativos, etc.? Esqueça tudo isso. Reencontre a simplicidade da comunicação. Durma descansado com um: “A partir de amanhã escusa de vir. Passe ainda hoje pela tesouraria para acertar as suas contas.”

 

A gestão de pessoas é simples com o management by email. Tudo o que tem a fazer é manter os colaboradores ocupados, disparando tarefas e mensagens nas várias direcções, não deixando sem resposta os emails que vêm de cima, e passando sempre qualquer problema a outro, com cópia para quem o pode defender a si. Pelo sim pelo não, não se esqueça de pedir recibo de tudo o que envia.

 

Já agora, se lhe parecer que os exemplos que aqui dou são exagerados, em forma ou conteúdo, é porque o management by email ainda não chegou em força à sua empresa. Espere para ver…

 

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