De acordo com o estudo “Pontualidade em Portugal”, realizado pela AESE Business School e Ad Capita (2006):
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- 60% das reuniões não são necessárias para conseguir os objectivos propostos.
- 67% das reuniões no nosso país não começam à hora marcada.
- 50% das reuniões não possui uma agenda distribuída antecipadamente.
- Quando existe agenda, em 40% dessas reuniões a agenda não é seguida.
- 50% das reuniões não cumpre os objectivos que era suposto atingir.
A cultura de gestão de reuniões na sua empresa engrossa alguma destas estatísticas?
Pense bem! Nós esperamos! Se a sua resposta – ainda que não verbalizada – é afirmativa, este artigo interessa-lhe.
As reuniões integram o Top 6 dos “Ladrões de Tempo”, pelos seus baixos níveis de eficácia.
Algumas das questões que os nossos participantes de formações e workshops sobre “Gestão de Reuniões” assumem ter com frequência nas reuniões de trabalho são:
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- “Não percebo porque fui convocado(a), alguém me explica?”
- “Qual é afinal o meu papel aqui?”
- “Porque é que «fulano(a)» que é fundamental nesta reunião ainda não chegou?”
- “Este tempo está a fazer-me tanta falta para o meu trabalho. Podemos acelerar?”
- “Em que é que este assunto contribui para o objectivo da reunião?”
- “Não devíamos ter começado já?”
- “Qual é a agenda da reunião?”
- “Não tínhamos já terminado esse tema? Porque estamos a voltar ao mesmo?”
- “Não estamos aqui apenas para falar do tema «X»? Porque estamos a falar disso?”
- “Porque é que não temos um controlador de tempo?”
- “Mas afinal quem é que está a moderar esta reunião?”
- “Afinal de contas, o que ficou decidido fazer a seguir?”
- “Porque é que estão a acontecer várias conversas ao mesmo tempo em subgrupos?”
- “Porque é que ninguém cala aquele(a) tipo(a) que tem de dar opinião sobre tudo?
- “Será que dá para desligarem os telemóveis e retirarem-nos de cima da mesa?”
- “E que tal se devolvessem as chamadas depois de terminarmos a reunião?
- “Não devíamos já ter acabado a reunião?”
Já coisas como:
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- “Fixe, posso descansar um pouco a cabeça durante as próximas horas!”
- “Cool, estava mesmo a precisar de um espaço de convívio e socialização!”
…são exemplos de pensamentos ociosos que alguns terão, mas que preferem não partilhar para não ferir susceptibilidades… nem assumirem o benefício pessoal de reuniões não produtivas…
Sim, porque se as reuniões improdutivas persistem, alguém retira benefícios secundários dessa improdutividade… Para além de que essa improdutividade conta com a conivência, directa (por actos) ou indirecta (por omissões), de todos os participantes…
Caracterize claramente quais as práticas de gestão de reuniões da sua empresa, para que consiga implementar uma cultura de reuniões eficazes e eficientes.
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