ERA UMA VEZ… UM DIAGNÓSTICO DE REUNIÕES!


Por Luís Ferreira e Ana Cruz 
 
Hoje é dia de reunião de equipa e o José, como não sabe bem o que será abordado, acabou por não preparar nada para a mesma – até porque não teve tempo! Chega antes da hora marcada, aproveitando assim para pôr a conversa em dia com os seus colegas até que todos estejam presentes e prontos para arrancar. Na conversa, deixa cair um desabafo: "Não sei o que se vai passar hoje para a reunião ser mais longa, mas espero que seja mais produtiva que as duas últimas. Não consegui esclarecer nada do que queria e ainda saí daqui sem saber o que é que tinha que fazer de seguida. Nós até temos sido mais focados, mas, não sei bem porquê, nunca conseguimos falar de tudo e resolver bem todas as questões pendentes.”
 
Enquanto os últimos colegas começam a chegar, José repara que há uma pessoa nova na sala. "Pois é!”, lembra-se, "O meu chefe explicou-nos que hoje seria um dia diferente! Vamos ter uma consultora que vai assistir à nossa reunião.” O José, que já na altura ficou um pouco céptico, pensou para si "Vai ser um bocado desconfortável fazer uma reunião com uma pessoa estranha a observar-nos. Como é que alguém que não nos conhece vai conseguir analisar as nossas reuniões e ajudar-nos a melhorar?!”. No entanto, depois da consultora se apresentar e explicar qual o seu papel na reunião, o José conseguiu relaxar e quase se esqueceu da sua presença no decorrer da reunião.
 
A reunião acabou, e a consultora tirou várias notas sobre a reunião e aproveita o tempo extra da reunião para dar feedback sobre as mesmas à equipa. Comenta que se apercebeu de alguns padrões que são típicos e que podem ser barreiras à qualidade da discussão. Dá como exemplos: "A Maria é sempre a primeira pessoa a falar, sempre que surge um assunto. E, quando o António fala, o assunto encerra-se por ali, mesmo quando parece que algumas pessoas ainda gostariam de expor a sua opinião”. José identifica-se imediatamente com esta imagem e pensa "É verdade! Às vezes o assunto até tem mais a ver comigo mas, mesmo assim, a Maria começa logo a falar! Mas, quanto ao António, nunca me tinha apercebido de tal coisa. Agora que penso bem…”.
 
Chegou o momento de discutir abertamente o que cada um considera que correu bem e menos bem na reunião. Todos têm a oportunidade de expor a sua opinião, gerando-se uma discussão positiva sobre o assunto, sem julgamento por qualquer ideia mencionada. José ouve algumas opiniões que não lhe tinham passado pela cabeça e que o ajudam a perceber porque é que por vezes sente que as reuniões não são tão produtivas como poderiam ser: "Interessante!”.
 
A consultora refere mais algumas questões que considera, pela sua observação, importantes trabalhar. Alguns dos pontos vão de encontro à opinião que o José já tinha – os objectivos da reunião não são claros, não há uma agenda nem tempos definidos, não há um plano de acções para o ‘pós-reunião’, etc. Outros, nem tinha reparado neles, quanto mais pensar em como resolver. Pergunta à consultora como era possível ter-se apercebido dessas coisas numa reunião e eles nunca terem notado. "O facto de estar por fora a observar, sem vos conhecer e às vossas dinâmicas, e sem estar envolvida na discussão, facilita muito essa observação”, responde. "De facto…”, pensa por fim o José.
 
Para finalizar a manhã, a consultora refere que, tendo em conta os problemas identificados e de acordo com o que definiu com os recursos humanos, irá desenvolver uma formação/workshop com o objectivo de dar resposta directa aos mesmos, apoiando na sua resolução e dando ferramentas úteis para a gestão das reuniões. Para além disso, após esse momento, ela irá ajudar na implementação das mesmas no terreno, assistindo e analisando a nova reunião e dando novo feedback sobre a mesma. 
 
José, que ao início estava céptico com aquela abordagem, encontra-se agora entusiasmado com o que ouviu e com a possibilidade de resolver uma situação que há muito considera uma necessidade: tornar as reuniões mais produtivas e eficientes.


A história do José, que acabámos de ver, ilustra uma intervenção típica da Consulting House, no Diagnóstico de Reuniões. Se se identificou com alguns dos problemas descritos, poderá encontrar nesta abordagem a solução para tornar as reuniões da sua equipa mais eficazes.


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