A SUA EQUIPA SOFRE DE REUNIÕES INEFICAZES?


Por Ana Cruz

Pense nas reuniões que tem com a sua equipa. Convidamo-lo(a), neste momento, a responder a dez perguntas de diagnóstico sobre a eficácia das reuniões na sua equipa.

1 – Raramente   |   2 – Por vezes   |   3 – Quase sempre

  1. Muitas vezes sinto que o tempo durante a reunião poderia ter sido melhor aproveitado.
  2. Geralmente há necessidade de agendar novas reuniões para discutir temas que deveriam ter sido abordados.
  3. Sinto que há reuniões que não são necessárias para atingir determinados objectivos.
  4. No final sinto que não foi aproveitado o valor de todos os participantes. 
  5. De modo geral, não se cumprem os objectivos definidos para as reuniões.
  6. No final das reuniões, sinto-me muito cansado.
  7. Depois das reuniões, não é claro para todas as pessoas que acções devem implementar a seguir.
  8. No final das reuniões, sinto que há vencedores e vencidos.
  9. Muitas vezes, aquilo que é acordado nas reuniões não se concretiza.
  10. No geral, sinto que as reuniões ficam aquém das minhas expectativas.

Some a sua pontuação de acordo com as respostas dadas. Se obteve uma pontuação igual ou inferior a 15, damos-lhe os parabéns! As reuniões em que participa com a sua equipa são, por norma, eficazes! Caso esteja entre os 16 e 20 pontos, as reuniões da sua equipa poderão estar num limiar perigoso! Se pontuou entre 21 e 30 segue o alerta: a sua equipa poderá sofrer do Síndrome Reuniões Ineficazes!
 
Sugerimos ainda que, depois de analisar os seus resultados, partilhe este questionário com os seus colegas de equipa. Comparem os resultados e vejam se as vossas percepções são iguais.

 
O que é o Síndrome Reuniões Ineficazes?
 
Quantas vezes saiu de reuniões irritado e exausto? Quantas dessas reuniões não chegaram a uma conclusão ou plano de acção? Quantas vezes questionou o seu papel em determinada reunião? Em quantas reuniões já sentiu que outras pessoas se questionavam do mesmo? O colega ao seu lado, a tratar de outros assuntos no portátil, será mesmo necessário estar na reunião? Estas situações, entre muitas outras, são sintomas de que as reuniões em que tem participado são, por norma, ineficazes. 
 
As reuniões são um bem necessário nas empresas, contudo, este bem é muitas vezes mal utilizado. Um estudo realizado em 2006 sobre a "Pontualidade em Portugal”, pela AESE e Ad Capita, referiu que "60% das organizações não tem uma preocupação consistente com a gestão eficiente das reuniões”. Já em 1976 Bradford1 dizia que as reuniões desperdiçam demasiado tempo e, mesmo as melhores reuniões, não são tão produtivas quanto o seu potencial. Mas porque será? Não deveria ser esta uma preocupação constante? Qual o fundamento de ter reuniões se estas não são de facto eficazes?
 
Numa breve pesquisa online, muitas serão as regras que encontramos e que poderemos utilizar para combater a ineficácia das reuniões que fazem parte do nosso dia-a-dia. Alguns exemplos que consideramos cruciais são: ter uma agenda para a reunião, definir os papéis de cada interveniente, definir os timings de cada tema, nomear um moderador ou facilitador, definir planos de acção, etc. 
 
Contudo, e embora os elementos das reuniões sintam que algumas não produzem os resultados esperados, poderá ser difícil identificar as suas causas. Quanto a este assunto, e caso tenha alguma curiosidade sobre o tema, convidamo-lo(a) a ler a História do José e a Entrevista à Nicole Eifler, uma das nossas consultoras com experiência em realizar Diagnósticos de Reuniões.
 
Quanto à ineficácia das reuniões deixamos-lhe ainda uma regra-chave, a utilizar sempre que possível: "Menos reuniões, menos temas, menos pessoas, menos tempo é igual a mais resultados.” – Ricardo Vargas.
 
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 1 Bradford, L. P. (1976). Making Meetings Work: A Guide for Leaders and Group Members.


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